Jak na úspěšné delivery?

V tomto tasku najdeš podklady a inspiraci, jak vedeme implementace a stavbu Work Management Systému u klientů.

Obecně

Stavba Work Management Systému se dělí na 4 velké části:

1. Analyticko-poznávací část
2. Solution Design — část designu řešení
3. Implementační část + rollout do týmu/firmy
4. Edukativní a optimalizační část, „Centre of Excellence"

Cenotvorba:

• Fáze 1 a 2 mají nastavený fixed pricing per výstup.
• Fáze 3 a 4 jsou naopak hrazeny formou flexibilního Worki Kreditového Systému.

Discovery Workshop

Úvodem každé spolupráce je v ideálním světě Discovery Workshop. Jde o analyticko-poznávací setkání, jehož cílem je mapování is-stavu společnosti z pohledu současného řízení práce a získání uceleného přehledu o:

• struktuře firmy, organigramu & odděleních,
• team leaderech a jejich odpovědnostech, rolích,
• klíčových procesech, bottlenecks, funkčních či nefunkčních procesech.

Výsledkem je celkový popis strukturálního fungování firmy, projektů a high-level analýza řízení práce, slabých míst, potenciálních problémů a konkrétní návrh změn/optimalizací pro zlepšení z pohledu celé firmy, včetně odhadovaného byznysového přínosu.

Charakter

Stejný (nebo alespoň velmi podobný) pro všechny klienty. Uzavírá jej sales, je vždy placený, není to implementace ani audit nástroje.

Výstup

Jasné rozhodnutí — kam dál?

• Analytické Mapping Sessions
• Work Management Setup/Rebuild
• Doporučení dalšího postupu
• Podklad pro nabídku navazující služby

Discovery workshop není ztracený náklad. Jde o high-level SWOT analýzu toho, co firmu trápí a kde firma nevytěžuje naplno svůj potenciál, pokud jde o řízení práce. Discovery workshop také často odhalí náročnost implementace a spolupráce vázanou na Worki Kredity (lepší odhad scope a alokace Worki podpory pro maximální ROI).

Analytické Mapping Sessions

V případě potřeby (která je velmi často potřeba u větších celků) realizujeme hlubší analýzy a detailní mapování is-stavu u konkrétních pracovních procesů / oddělení.

Jde o analytické ponoření se více do hloubky („deep dive") v rámci konkrétních oddělení. Očekávaným výstupem je mapping detailního nastavení procesů a fungování jednotlivých oddělení či týmů.

Forma

• Varianta A (doporučená): 3–4 rozhovory „jeden na jednoho" (konzultant vs. vedoucí oddělení / team leader) o délce 45–60 minut per rozhovor, kde konzultant zkoumá detailním stavu to, jak dané oddělení funguje (tok práce, vstup práce do systému, …).
• Varianta B: hromadný workshop s 3–4 vedoucími oddělení / team leaders.

Prodej

Analytické Mapping Sessions prodáváme jako 3 hodinová sezení, během kterých se zmapují 3–4 oddělení, v závislosti na firmě a její velikosti / počtu oddělení. Na konci dne jde vždy o 3 hodinové konzultační práce s tím, že buď je to formou 1:1s (více „na komoru", otevřené, detailní), nebo skupinově (více „cross-department", ale mnohdy ne tolik efektivní co se týče detailního pohledu jednoho oddělení).

Návrh Work Management Systému

Na základě zjištění z analýzy navrhujeme & designujeme setup Work Management Systému.

Výstupem je návrh organizace Work Managementu na bázi Asany, pohledem „shora" (zpracovaný pro konkrétní celky v kontextu zjištění a potřeb celé firmy či oddělení, nejen pohledem jednotlivých týmů). Má formu Excel tabulky / Word dokumentu / Flowchartu z Figmy.

V rámci návrhu zpracováváme:

• cílově orientovanou strukturu Asany (Pyramid of Clarity narativ),
• strukturu týmů (včetně „endorsed týmů", pokud má klient Enterprise) v rámci oddělení,
• základní projekty,
• portfolia,
• reporting (v rámci možností stávajícího tarifu).

Výstup je zpracovaný ve vizuální podobě, ready-to-go na implementaci. Jakmile dojde k oboustranné finalizaci návrhu řešení, vše implementujeme do praxe, a to formou čerpání Worki Kreditů.

Worki Kreditový Systém

Práce s Asanou není jednorázový projekt, ale neustále se měnící proces, který roste spolu s týmem klienta. Proto nabízíme chytrý způsob, jak mít podporu Worki vždy po ruce — bez limitů a zbytečných závazků.

Worki kreditový systém — klient platí jen za to, co opravdu využije. A přesně tehdy, kdy to potřebuje. Stejný princip jako u předplacené kreditní karty.

Co klient získává

• Maximální flexibilitu — kredity čerpá jen na to, co potřebuje.
• Plnou kontrolu — jasný přehled, kolik kreditů padlo na konkrétní služby a jakou mají hodnotu.
• Plynulý růst — kredity snadno dokupuje podle aktuálních potřeb a tempa.

Jak to funguje?

Za dílčí kredity konzumuje vybrané Worki Services. Za každou Worki službu se odečte určitý počet kreditů (u časově náročnějších a rozsáhlejších aktivit konzultant dopředu odhaduje počet kreditů, takže klient ví, kolik mu daná aktivita spotřebuje).

Dvě varianty předplatného:

1. Předplacené balíčky kreditů (po vyčerpání lze dokoupit kredity znovu)
2. Měsíční SLA (automatická obnova kreditů pro každý měsíc)

Jak probíhá čerpání a správa?

Worki Kredit System slouží k vysoce efektivnímu, flexibilnímu a cílenému čerpání Worki služeb pro konkrétní potřeby. Za konkrétní služby (implementace workflows, konzultace, vzdělání, …) se čerpá konkrétní počet kreditů.

Jak probíhá správa kreditů:

1. Ve Asana organizaci klienta vznikne Worki Helpdesk projekt, který slouží jako seznam všech priorit a požadavků v rámci dlouhodobé spolupráce a jako single source of truth toho, v jakém stavu se dílčí požadavky nacházejí.
2. U každého požadavku konzultant odhadne počet kreditů (náročnost požadavku).
3. Pokud chce klient požadavky interně schvalovat a mít čerpání pod kontrolou, je odhadnutý objem schválen dedikovanou osobou ze strany klienta (Way-of-Change tým), kterou klient nominuje. Po schválení dochází k realizaci požadavku.
4. Pokud není třeba tento schvalovací mezikrok, budou automaticky všechny požadavky z projektu Worki Helpdesk zpracovány, a o čerpání kreditů je klient průběžně informován.
5. U hotových požadavků klient vidí celkový čerpaný objem kreditů.

Nákup Worki Kreditů

Worki Kredity může klient nakoupit a čerpat dvěma způsoby:

• Nákupem předplaceného balíčku o určitém objemu kreditů předem — nižší cena za kredit, dedikované kapacity, rychlejší reakční doba.
• Měsíčním vyúčtováním reálně odčerpaných kreditů za předchozí měsíc — vyšší cena za kredit.

Platnost předplacených kreditů

• Zakoupením vybraného balíčku kreditů dochází k podpisu Rámcové smlouvy; zakoupené kredity může klient čerpat po dobu smluvního období (např. 12 měsíců).
• Pokud dojde k vyčerpání kreditů před vypršením smluvního období, lze dokoupit další objem za stejných podmínek.
• Pokud nedojde k vyčerpání kreditů během smluvního období, kredity propadávají.

Way-of-Change tým (Centre of Excellence)

Při startu implementace dochází k nominování tzv. Way-of-Change týmu. Jedná se většinou o lidi, kteří byli za firmu nominováni, aby měli implementaci Asany na starost („owners").

Složení

Byznys sponzor

• poskytuje kredibilitu, podporuje iniciativu od vedení firmy / vedoucích,
• řeší s Worki konzultantem high-level požadavky.

Worki konzultant

• zodpovídá za design Work Management Systému.

Ambasadoři

• lidé z firmy, znají každodenní fungování, jsou poskytovateli insightů z firmy a rovněž hlavními nositeli iniciativy ve firmě, aby nový Work Management Systém byl implementován,
• jde většinou o kombinaci team leadera / vedoucího oddělení + nominovaných lidí (AI-enthusiastic, technicky pokročilí, zkušení — např. používali Asanu v předchozí práci),
• mají rovněž na starost sběr požadavků z celého oddělení + následný rollout změn,
• testují MVP workflows a nový Work Management System, návrhují iterace, poskytují detail, zadávají nové požadavky ke zpracování.